Onduidelijkheden op de werkplek, vooral met betrekking tot teamdoelen, functieomschrijvingen en processen en procedures, kunnen leiden tot tal van problemen binnen een organisatie. Deze problemen kunnen zowel te maken hebben met individuele prestaties (bv. resultaten niet behalen of slechte kwaliteit van het werk) als met de teamdynamiek en samenwerking tussen medewerkers. Het effectief aanpakken van deze onduidelijkheden is cruciaal voor het bevorderen van een gezonde en productieve werkomgeving. Even inzoomen op de diverse pilaren.
- Onduidelijke teamdoelen
Teams zonder heldere doelen hebben vaak moeite met het vaststellen van prioriteiten en het efficiënt toewijzen van middelen en inspanningen. Dit kan leiden tot verwarring, onnodige overlappingen in werk en inefficiënties. Een gebrek aan duidelijke doelen kan ook leiden tot conflicten tussen teamleden, aangezien iedereen mogelijk een ander idee heeft van wat belangrijk is en welke richting moet worden gevolgd. Om dit aan te pakken, moeten teamleiders duidelijke, meetbare en haalbare doelen stellen. Deze doelen moeten regelmatig worden herzien en bijgesteld. Het is belangrijk dat alle teamleden de doelen begrijpen en zich committeren aan deze doelen. Het spreken over en het bepalen van doelen is dus geen theoretische oefening, maar wel een must om als team vooruit te komen.
- Vage (bv. te generieke) functieomschrijvingen
Onvoldoende gedefinieerde functieomschrijvingen kunnen verwarring veroorzaken over de verantwoordelijkheden van een medewerker. Dit kan leiden tot overlappingen of hiaten in de werkzaamheden, waarbij belangrijke taken mogelijk worden verwaarloosd. Medewerkers kunnen zich ook onderbenut of overbelast voelen als ze niet duidelijk weten wat er van hen verwacht wordt. Het is van essentieel belang dat functieomschrijvingen regelmatig worden bijgewerkt en nauwkeurig de verwachtingen en verantwoordelijkheden weerspiegelen. Uiteraard is het minimum één keer per jaar bespreken van de functieomschrijving en de specifieke jaardoelen ook een must.
- Inhoudelijke procesonduidelijkheden
Onzekerheid over processen en procedures kan leiden tot fouten, vertragingen en verminderde kwaliteit van het werk. Als medewerkers niet zeker weten hoe ze bepaalde taken moeten aanpakken, kunnen ze onnodig tijd verspillen aan het zoeken naar antwoorden of het opnieuw uitvoeren van werk (bv. hoe een nota voor het college opmaken). Een gebrek aan gestandaardiseerde processen kan ook de samenhang en samenwerking binnen teams ondermijnen. Het documenteren en regelmatig bijwerken van processen en het zorgen voor adequate training en toegang tot deze documenten, is cruciaal. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat de beste of goede praktijken zijn en hoe taken correct moeten worden uitgevoerd.
- Onzekerheden of onduidelijkheden in de samenwerking en communicatie
Wanneer er geen duidelijke richtlijnen zijn voor samenwerking en communicatie, kunnen teams last hebben van misverstanden en conflicten. Dit kan resulteren in een gebrek aan afstemming en cohesie binnen de groep. Het vaststellen van duidelijke communicatiekanalen, evenals regelmatige teamvergaderingen en check-ins, kan helpen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en effectief samenwerkt.
- Het belang van feedback en flexibiliteit
Het regelmatig verzamelen en bespreken van feedback is cruciaal voor het aanpakken van onduidelijkheden. Medewerkers moeten zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten. Organisaties moeten flexibel genoeg zijn om processen en rollen aan te passen wanneer dat nodig blijkt. Dit vereist een cultuur waarin voortdurende verbetering wordt gewaardeerd en aangemoedigd.
Door proactief aandacht te besteden aan deze aspecten, kunnen organisaties een meer harmonieuze, efficiënte en productieve werkomgeving creëren. Vaak wordt er immers bij moeilijkheden in een team direct gefocust op de (moeilijke) karakters, maar onderliggend aan heel wat moeilijke samenwerkingen kan er dus een onduidelijkheid in de doelen, rollen of functies en in de processen liggen. Met andere woorden, meer dan de moeite waard om hieraan aandacht te spenderen.
