Velen van ons – misschien noem jij het zelfs ‘vergaderitis’ – vergaderen zeer vaak en ook zeer lang. Misschien te veel, te lang, maar als we vergaderen, dan is het hopelijk wel efficiënt en effectief.
Om een vergadering professioneel en dus procesmatig correct en doelgericht te laten verlopen zijn er minimum vier vergaderrollen nodig:
- de voorzitter: hij of zij zit de vergadering voor, coördineert de agenda en volgt deze op in de vergadering, heeft zeker ook heel wat oog voor de groepsdynamische aspecten en zorgt dat de doelen van de vergadering op een mens- en doelgerichte wijze behaald worden;
- de timekeeper (de tijdsbewaker): hij of zij volgt – in samenspraak met de voorzitter – de tijd en geeft aan waar de vergadering tijdsmatig zit. Ofwel geeft hij of zij aan waar men zit met de tussentopics ofwel met de eindtiming;
- de notulist (verslagmaker): hij of zij maakt het verslag, ook in samenspraak met de voorzitter. Deze rol is geen pineutenrol (bv. voor diegene die het laatst is binnengekomen of diegene die te laat is), maar dit is de rechterhand van de voorzitter, die mee samenvat, checkt wat er precies genotuleerd wordt enzovoort. Er worden dus zeker ook afspraken op voorhand gemaakt over ‘hoe te notuleren’, bijvoorbeeld letterlijk of alleen de beslissingen, alleen de acties enzovoort;
- de deelnemer: hij of zij neemt constructief deel en creëert vanuit zijn of haar expertise een meerwaarde aan de vergadering. Hij of zij doet geen mini-meetings in de grote vergadering, wringt niet tegen, maar denkt kritisch en constructief mee, draagt mee bij tot de doelen van de vergadering.
Deze rollen zijn essentieel. Elke vergadering, hoe kort of lang deze ook duurt of ongeacht hoeveel mensen er aanwezig zijn, zou deze rollen moeten bevatten. Een gebrek aan het invullen van één (of meer) van die rollen, laat zich onmiddellijk voelen.
De rol van voorzitter en notulist kunnen moeilijk bij één persoon zitten, ook al gebeurt dat in de praktijk wel vaak. Dan doet men het ene of het andere, maar niet de twee zaken tegelijkertijd. Multitasken bestaat niet (zegt het boek van Dave Crenshaw), dus die twee rollen zijn niet op hetzelfde moment te combineren.
De andere rollen zijn wel combineerbaar, maar zijn soms moeilijk in één persoon te plaatse, bijvoorbeeld die van deelnemer en voorzitter. Een voorzitter die te veel deelnemer is, zal een bespreking soms sterk impacteren.
Soms is een bepaalde rol ook niet in de lijn van de sterktes van een vergaderdeelnemer. Iemand die het bijvoorbeeld lastig heeft met het volgen van de tijd, zal best niet in de timekeepersrol komen, tenzij men graag wil oefenen naar meer tijdgevoeligheid.
