Heel wat lokale besturen hebben de klassieke evaluatiecyclus vaarwel gezegd en zijn overgeschakeld op feedbackgesprekken (of een andere naam die ze hiervoor gebruiken, zoals samenwerkingsgesprekken, jaargesprekken, co-fee gesprekken (coaching – feedbackgesprekken), waarderingsgesprekken ...). Dat is zeker ok en geeft medewerkers en leidinggevenden vaak meer de kans om in een open en meer communicatiegerichte sfeer ‘alles’ te kunnen bespreken.
Toch zijn af en toe correctiegesprekken ook nog nodig. Een correctiegesprek is een kort en duidelijk gesprek (meer eenrichtingsverkeer) met als doel om de medewerker te corrigeren. In dit gesprek wordt duidelijk gemaakt dat hij of zij zich moet houden aan zeer belangrijke, regels of afspraken (bv. inzake veiligheid, vertrouwelijkheid, x-aantal keer te laat komen in een bepaalde belangrijke vergadering ...). Over deze regels of afspraken kan niet gediscussieerd worden en daarom is het van belang dat deze regels ook voor iedereen duidelijk, toegankelijk en bekend zijn.
Het corrigeren is nodig om de medewerker duidelijk te maken wat de consequenties zijn en dat het overtreden niet meer mag gebeuren.
Vanuit een goede voorbereiding (wat heeft zich voorgedaan, hoe komt dit, welke omstandigheden waren er, wat waren de consequenties enz.) wordt het gesprek gevoerd aan de hand van het volgende stramien (noot: uiteraard op eigen maat te boetseren):
- Verwelkoming. Geef kort en duidelijk aan waarom je met elkaar aan tafel zit.
- Benoem de feiten die je zelf hebt geconstateerd en zorg voor een duidelijke weergave van de feiten.
- Geef de gevolgen aan voor de organisatie, het team, de burger, de medewerker zelf ...
- Geef aan wat je met dit gesprek wil bereiken, bijvoorbeeld ervoor zorgen dat dit vanaf nu niet meer voorkomt; afspraken maken hieromtrent enzovoort.
- Laat de medewerker reageren, zonder in discussie te gaan. Maak duidelijk dat de situatie moet veranderen.
- Betrek de medewerker zoveel mogelijk bij het formuleren van de afspraken die je maakt. Op die manier wordt de medewerker verantwoordelijk voor de verbetering en is er meer kans op een echte gedragsverandering.
- In de laatste fase maak je concrete, harde en duidelijke afspraken. Je geeft ook aan wat mogelijke consequenties voor de medewerker zijn indien hij of zij zich niet aan de afspraken houdt (zonder te dreigen). Als je een schriftelijke weergave van het gesprek maakt, zorg er dan voor dat hij of zij deze binnen de 24 uur ontvangt, anders komt het niet ernstig over.
