Een planningsgesprek maakt vaak deel uit van een gesprekscyclus (waarbij er bv. een feedback- of evaluatiegesprek volgt). Het planningsgesprek is voor iedereen belangrijk, zowel voor de leidinggevende als voor de medewerker. Deze twee partijen voeren dan ook het gesprek, op een evenwaardige wijze.
Bij nieuwe medewerkers zal vooral de leidinggevende aan bod komen. Bij bestaande medewerkers wordt er van zowel de leidinggevende als van de medewerker een duidelijke voorbereiding gevraagd.
Het planningsgesprek focust immers op de doelen voor de volgende werkperiode (meestal een jaar) en legt dus de verwachtingen uit die men ten aanzien van elkaar heeft in het kader van de inhoud van het werk, de samenwerking, de aanpak van het werk enzovoort.
Het is dus een belangrijk gesprek, want de vervolggesprekken baseren zich op dit planningsgesprek. Bovendien heeft het ook een juridische impact, want als men wil evalueren zonder eerst een planningsgesprek (of afsprakengesprek of doelstellingengesprek) te doen, dan kan de geëvalueerde aangeven dat de verwachtingen niet duidelijk waren en dat de evaluatie niet ok is …
Welke fasen heeft een planningsgesprek?
- voorbereiding door de beide partijen: zowel de leidinggevende als de medewerker kijkt terug naar de functiebeschrijving en formuleert doelen voor het volgende jaar, inclusief de competenties die nodig zijn om die doelen te bereiken. Men kijkt ook naar de mogelijke ondersteuning die men wenst, verwacht of zoekt in functie van het bereiken van de doelen;
- start van het gesprek: met een welkom vanuit de leidinggevende en de doelstelling van het gesprek + de timing + de aanpak van het gesprek;
- samen overlopen van de functiebeschrijving zodat alles nog duidelijk is en eventueel kan er ook kritisch gekeken worden of de functiebeschrijving (let op: geen persoonsbeschrijving) nog actueel is;
- samen bespreken van de volgende jaardoelen en hierover afspraken maken;
- samen bekijken welke competenties hiervoor nodig zijn en ook welke ondersteuning men in dit kader wenst of zoekt;
- afrondende vragen vanuit de beide gesprekspartners;
- samenvattende herhaling van de conclusies uit de functiebeschrijving + de doelen + de competenties + de ondersteuningsmaatregelen;
- het neerschrijven ervan in een kort verslag.
