We vergaderen meer en meer online. Dat heeft zijn voordelen, zoals efficiënt gebruik van tijd, geen verplaatsingstijd enzovoort maar het heeft soms ook zijn nadelen (bv. geen netwerking vooraf of na de vergadering, soms deelnemers die andere zaken doen tijdens de vergadering enzovoort).
Hierna volgen een tiental tips voor het online vergaderen:
- Zorg voor een stabiele internetverbinding. Test deze ook nog even vooraleer je de vergadering start. Niets is zo vervelend als ‘uitvallen’ tijdens de vergadering.
- Kies voor een software waarmee je kan werken, bijvoorbeeld MS Teams, Google Meet of andere software die stabiel is en die je goed beheerst. Zorg ook dat alle deelnemers deze tool kunnen gebruiken.
- Plan de vergadering goed en ruim van tevoren en stuur de uitnodiging (inclusief de agenda en de nodige informatie) met de link op voorhand door. Herinner de deelnemers een dag voordien nog even aan de vergadering, inclusief de link. Geef ook aan wanneer je de vergadering opent (bv. 5 minuten voor de starttijd).
- Maak afspraken over de communicatiemiddelen, bijvoorbeeld allemaal de video opzetten of het geluid dempen als men niet spreekt of … Leg deze nog even uit bij de start van de vergadering. Leg ook uit wat er in de chat kan gezegd of gevraagd worden (indien deze gebruikt wordt).
- Maak afspraken over de deelname. Vraag bijvoorbeeld naar het ‘bijblijven bij de vergadering’ en het niet multitasken (bv. geen telefoontjes doen tijdens de vergadering).
- Maak afspraken over de rollen. De voorzittersrol is duidelijk (= ‘uitnodiger’ of starter van de vergadering), daarnaast ook afspreken (indien nodig al op voorhand) wie er notuleert, wie er de tijd extra in het oog houdt (time keeper) en wie de deelnemers (of experten) zijn.
- Zorg voor een rustige vergaderomgeving en ook voor een bureau waar je snel alles terugvindt (bv. documenten die je wilt checken of agenda of …).
- Hou de vergadering kort, gefocust en doelgericht. Online vergaderen wordt namelijk vaak als nog vermoeiender aangevoeld als offline vergaderen. Normaliter zegt men maximaal 50 minuten à 1 uur.
- Maak optimaal gebruik van ‘schermdelen’ zodat je vlot en makkelijk zaken kan laten zien. Zorg er wel voor dat ze leesbaar zijn.
- Zorg voor een vlotte samenvatting en verwijzing naar de volgende vergadering (indien passend).
