Het gebeurt in elke organisatie (die een doorsnede is van onze maatschappij) dat goede, sterke en betrouwbare medewerkers zich anders gaan gedragen als er thuis iets aan de hand is. Soms vertellen ze dat heel snel op het werk zodat iedereen op de hoogte is, maar sommigen houden het eerder voor zich. Ze komen pas na lang aarzelen aankloppen bij de personeelsdienst om te zeggen dat het thuis minder goed gaat. Sommigen zoeken een oplossing maar velen willen het ook gewoon komen vertellen en ventileren. Hoe ga je er als personeelsdienst mee om? Hoe reageer je erop, vanuit een inclusief, mensgericht, maar ook doelgericht personeelsbeleid?
Als hr-professional is het essentieel om empathisch, respectvol en ondersteunend te reageren wanneer medewerkers persoonlijke problemen delen die hun werkprestaties beïnvloeden. Enkele concrete tips voor hr-professionals om adequaat en effectief te reageren:
- Vermits elke leidinggevende ook hr-taken heeft (werven, selecteren of opleidingen ondersteunen), is het essentieel om leidinggevenden de nodige inzichten te geven over het omgaan met medewerkers met persoonlijke problemen. Dit is een van de zaken die vanuit de personeelsdienst ondersteund kan en moet worden. Waarover gaat het dan?
-
- Trainen van leidinggevenden. Zorg ervoor dat leidinggevenden getraind zijn in het herkennen van signalen van persoonlijke problemen en weten hoe ze ondersteuning kunnen bieden. Gesprekken kunnen voeren met medewerkers die het thuis moeilijk hebben, is een belangrijke competentie. Leidinggevenden zijn geen psychologen, therapeuten of artsen en moeten dat absoluut ook niet nastreven, maar ze moeten wel in staat zijn om als eerste opvangnet naar hun medewerkers te kunnen luisteren. Ze moeten ook leren om dergelijke gesprekken af te bakenen en niet helemaal mee te gaan in de situatie van de medewerker. Afgebakend begrip en medeleven is gepast. Daarnaast is het ook belangrijk om te leren hoe dit getoond wordt in de samenwerking en in communicaties.
- Overeenkomen met leidinggevenden wanneer er best doorverwezen wordt naar de personeelsdienst.
- Leren hoe men geen negatief besmettend effect creëert in het team, door te veel medeleven of te weinig begrip.
-
Creëer een open cultuur. Moedig een werkomgeving aan waarin openheid en eerlijkheid worden gewaardeerd en waarin menselijkheid samengaat met inzet en presteren.
- Zet in op actief luisteren. Wanneer een medewerker zijn persoonlijke situatie deelt, luister dan actief en zonder te oordelen. Geef volledige aandacht en toon begrip voor zijn of haar gevoelens en situatie.
- Bied vertrouwelijkheid. Garandeer de vertrouwelijkheid van de gesprekken. Medewerkers moeten zich veilig voelen om persoonlijke kwesties te delen zonder angst voor roddels of negatieve gevolgen. Respecteer dus de privacy. Peuter geen details uit medewerkers als zij niet bereid zijn om deze te delen. Respecteer hun grenzen en bied hulp aan zonder opdringerig te zijn.
- Ontwikkel een protocol. Stel een duidelijk protocol op voor de manier waarop omgegaan kan worden met persoonlijke problemen van medewerkers. Dit helpt zowel de hr-medewerkers als de leidinggevenden en de medewerker zelf om te weten wat ze kunnen verwachten. Heel belangrijk, ook al klinkt dat heel zakelijk, maar vaak heeft men vanuit het eerste medeleven van alles toegezegd, waar men als leidinggevende of als team spijt van heeft na een paar maanden. En plots bepaalde vrijheidsgraden terugschroeven komt bij de betrokken medewerker vaak over als hard of zelfs onmenselijk. Met andere woorden, vanuit de personeelsdienst moet er een soort standaardframe opgemaakt worden – bijvoorbeeld in overleg met een werkgroep – van het kader waarbinnen men zelf kan of mag beslissen in geval van persoonlijke problemen van een medewerker. Soms wordt er gezegd: “dat moet elke leidinggevende zelf bepalen”. Dat klopt tot op zekere hoogte. Maar als een zeer meelevende leidinggevende alles toestaat (ver over de afspraken heen die normaal zijn voor een gezonde teamwerking) en er anderzijds leidinggevenden zijn die zeggen: “alles moet gewoon zijn gang gaan, dus pas je maar aan”, dan is een helder kader dat onmiddellijk in gang schiet bij ingrijpende persoonlijke situaties die een aanpassing vragen vanuit het werk, zeker nodig.
- Promoot welzijnsprogramma’s en zelfzorg. Stimuleer het gebruik van bestaande welzijnsprogramma’s, zoals sportfaciliteiten en mentale gezondheidsresources. Zelfzorg is immers de basis om voor anderen te kunnen blijven zorgen.
- Volg op en evalueer. Houd na het initiële gesprek contact met de medewerker om te zien hoe het gaat en of de aangeboden ondersteuning effectief is. Pas zo nodig de ondersteuning aan.
Door deze tips toe te passen kan een hr-afdeling een sterke steunpilaar zijn voor medewerkers in tijden van nood, terwijl ze ook de organisatorische doelstellingen en de behoeften van het team niet uit het oog verliezen. Dat evenwicht is cruciaal voor een duurzaam en mensgericht hr-beleid.
