In deze bijdrage beogen we om offboarding te definiëren, aan te geven waarom dit een belangrijke verantwoordelijkheid is van of voor personeelsprofessionals, en enkele tips te geven in verband met de aanpak van een offboardingproces.
Wat is offboarding?
Offboarding is het proces waarbij een werknemer de organisatie verlaat, ongeacht of dat vrijwillig (bijvoorbeeld bij pensionering of overstap naar een nieuwe baan) of onvrijwillig (zoals bij ontslag) gebeurt. Dit proces omvat verschillende stappen, zoals het afronden van taken, het overdragen van kennis en verantwoordelijkheden, het inleveren van materiaal en een exitgesprek om waardevolle feedback te verkrijgen.
Waarom is offboarding belangrijk voor een organisatie?
Een correct, doordacht, gestructureerd (= niet toevallig of ad hoc) en professioneel offboardingproces is belangrijk om diverse redenen. We sommen er hierna enkele op.
- De reputatie van de organisatie. Een goed georganiseerd offboardingproces laat een positieve indruk achter, wat belangrijk is voor de employer branding of voor de uitstraling naar buiten toe als organisatie. Tevreden ex-werknemers kunnen immers impactrijke ambassadeurs voor de organisatie worden.
- Kennisoverdracht. Een doordacht proces zorgt ervoor dat belangrijke kennis en informatie niet verloren gaat wanneer een medewerker vertrekt. Dat helpt om de continuïteit in werkprocessen te waarborgen.
- Verkleinen van risico’s. Het voorkomt potentiële veiligheids- of andere problemen, bijvoorbeeld door de toegang tot systemen en lokalen tijdig in te trekken.
- Feedback voor verbetering. Exitgesprekken (die gevoerd worden met medewerkers die vrijwillig vertrekken en eventueel met toekomstige gepensioneerden) bieden waardevolle inzichten in de redenen waarom medewerkers vertrekken (bij de vrijwillige vertrekkers) en helpen organisaties om verbeterpunten te identificeren.
- Het behoud van relaties. Offboarding creëert kansen om een positieve relatie met voormalige medewerkers te behouden, wat in de toekomst kan leiden tot mogelijke heraanwervingen (boomerang employees) of samenwerkingen.
- Het voorkomen van juridische problemen. Een duidelijk en transparant offboardingproces kan helpen om juridische conflicten te vermijden, bijvoorbeeld bij ontslagprocedures of contractbeëindigingen.
Enkele tips voor een succesvolle offboardingaanpak
- Start vroeg met het proces. Zodra het vertrek van een werknemer bekend is, begin je best met de planning van het offboardingproces. Zorg voor een heldere tijdslijn, een helder scenario waarin alle noodzakelijke stappen en timings worden beschreven.
- Documenteer alle stappen. Maak een duidelijke checklist van wat er moet gebeuren, zoals het inleveren van eigendommen van de organisatie (zoals sleutels, pc of badges), het uitschrijven van IT-toegang en het afronden van projecten. Dat zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Zorg er ook voor dat – naast het documenteren – de teruggave ook effectief gebeurt.
- Kennisoverdracht faciliteren. Zorg voor een gedetailleerde overdracht van taken, inclusief documentatie en het overdragen van taken en projecten aan collega’s. Plan waar nodig overdrachtsvergaderingen of een inwerkperiode voor de opvolger. Heel belangrijk als onderdeel van kennismanagement.
- Organiseer een exitgesprek. Voer een exitgesprek met de vertrekkende werknemer om diens ervaring binnen de organisatie te evalueren. Dit biedt waardevolle feedback die kan worden gebruikt om verbeteringen aan te brengen binnen de organisatiecultuur en de manier van werken.
- Beëindig IT- en systeemtoegang op tijd. Zorg ervoor dat alle digitale toegang, zoals e-mailaccounts en toegang tot netwerken, tijdig wordt ingetrokken om veiligheidsrisico’s te minimaliseren.
- Afhandeling van juridische en administratieve zaken. Zorg ervoor dat alle juridische documenten worden bezorgd (bv. C4). Verstrek een overzicht van openstaande vakantiedagen of andere vergoedingen.
Ten slotte nog twee belangrijke pijlers in het kader van het offboardingproces, die evident zijn, maar die niet altijd écht toegepast worden, namelijk:
- Behandel werknemers altijd met respect en waardigheid. Ongeacht de reden van vertrek of hoe de werknemer zich gedroeg, is het belangrijk dat werknemers op een respectvolle manier worden behandeld. Geef altijd zelf een rolmodelvoorbeeld, zeker op dit vlak!
- Een goed doordacht offboardingproces vraagt om een uitgeschreven scenario zodat dit bij en door iedereen correct kan toegepast worden. Het helpt niet alleen om de transitie soepel, correct en professioneel te laten verlopen, maar draagt ook bij aan een sterk werkgeversmerk en positieve werkrelaties op de lange termijn. Huidige medewerkers kijken ook vaak naar hoe een vertrekkende medewerker wordt behandeld en leiden daar de echtheid en de correctheid van de samenwerkingsrelatie uit af.
