Warm welkom en rondleiding
De eerste werkdag is een belangrijk moment in het onthaalproces. Het is de eerste echte kennismaking met de organisatie, het team en de werkplek. Een warme en goed voorbereide ontvangst zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt en met vertrouwen aan de slag kan.
Een persoonlijk welkom door de hr-medewerker, de leidinggevende of een dichte collega maakt meteen een verschil. Dit kan bestaan uit:
- een korte en informele kennismaking met het team tijdens een welkomstontbijt;
- een rondleiding door het gebouw met uitleg over de faciliteiten;
- een gezamenlijke lunch in of rond de werkplek.
Deze eenvoudige stappen kunnen helpen om de eerste spanning weg te nemen.
Ook praktische zaken zoals het overhandigen en installeren van een laptop, een badge of toegang tot systemen worden best op de eerste dag geregeld en toegelicht. Zo kan de medewerker zich vanaf dag één vlot bewegen binnen de organisatie.
|
Maar hoe dan? Plan alvast enkele belangrijke momenten in de agenda van je starter: bv. een welkomstontbijt, een eerste kop koffie en rondleiding met de personeelsdienst en/of de leidinggevende en sessies met IT en de preventie-adviseur. Tijdens een kort opstartmoment met de IT-collega kan je bijvoorbeeld de volgende onderwerpen behandelen:
|
Welkomstzakje: een klein gebaar met een grote impact
Een welkomstzakje is misschien een klein detail, maar heeft een grote symbolische waarde. Het toont dat er aandacht is besteed aan de komst van de nieuwe medewerker en dat hij of zij écht welkom is. Het helpt om de start aangenamer en tastbaar te maken.
Wat zit er doorgaans in zo’n zakje? Vaak een combinatie van praktische en persoonlijke items. Zo kan je een plattegrond van het gebouw, een brochure over het bestuur, contactgegevens van collega’s, een notitieboekje en pen of een ander gadget met het logo van de organisatie voorzien. Daarnaast kan je ook een persoonlijke toets toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan een streekproduct van een lokale handelaar: een chocolaatje van de dorpswinkel, een mini-potje confituur van een lokale producent of een drinkbus van een sportzaak uit de buurt. Zo geef je niet alleen een warm welkom in de organisatie, maar toon je ook de verbondenheid van het bestuur met de lokale gemeenschap. Het is een manier om meteen een stukje identiteit mee te geven.
Het welkomstzakje hoeft helemaal niet groot of duur te zijn. Het gaat om het gebaar, de attentie en de boodschap: “We zijn blij dat je er bent.” Naast het praktische nut draagt het welkomstzakje dus vooral bij aan een positieve eerste indruk. Het versterkt het gevoel van waardering en betrokkenheid en maakt de eerste werkdag net iets warmer. In combinatie met een doordacht onthaaltraject is het een eenvoudige maar effectieve manier om nieuwe medewerkers een vliegende start te geven.
|
Maar hoe dan? In het ‘Vanden Broele gelukzakje’ zitten de volgende zaken:
|
Werken voor een lokaal bestuur: een nieuwe wereld ontdekken
Voor veel nieuwe medewerkers is werken voor een lokaal bestuur een sprong in het onbekende. De context van de overheid is vaak nieuw, met eigen termen, structuren en manieren van werken. Begrippen zoals “het college”, “notuleren” of “het meerjarenplan” klinken misschien vreemd in de oren, en ook de samenwerking tussen politiek en administratie vraagt wat uitleg.
Voor wie nieuw is in deze wereld, kan dat best overweldigend zijn. Daarom is het belangrijk om hier bewust mee om te gaan tijdens het onthaal. Geef ruimte om vragen te stellen, leg de werking van het bestuur op een toegankelijke manier uit en koppel abstracte begrippen aan concrete voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. Een korte infosessie, een kennismakingsgesprek met een collega die al wat langer meedraait of een visuele voorstelling van de organisatiestructuur kan al veel verduidelijken.
Werken voor een lokaal bestuur is boeiend en betekenisvol, maar vraagt ook wat tijd om erin te groeien. Een heldere uitleg over de werking van een lokaal bestuur helpt om die groei vlot en positief te laten verlopen.
|
Maar hoe dan? Je kan zelf vormingssessies organiseren of medewerkers naar een externe opleiding sturen maar die zijn vaak duur en gaan slechts periodiek door. Een handige tool in dit proces is de e-learning ‘Het lokaal bestuur voor starters’ van HRMConnect, speciaal ontwikkeld voor medewerkers zonder voorkennis. Je kan deze e-learning eenvoudig opnemen in het onthaaltraject. Bijvoorbeeld door ze in te plannen in de eerste week, gekoppeld aan een gesprek met de leidinggevende. Zo krijgt de medewerker niet alleen de nodige achtergrond, maar ook de kans om vragen te stellen en linken te leggen met de eigen functie. Ze leren op eigen tempo hoe een lokaal bestuur in elkaar zit, welke organen er zijn, wat hun rol is, hoe het politieke en ambtelijke niveau samenwerken en wat de rechtspositieregeling is. |
Rustig starten: niet alles hoeft op dag één
De eerste werkdag is spannend. Nieuwe gezichten, een onbekende omgeving, veel indrukken. Het is verleidelijk om meteen zoveel mogelijk informatie mee te geven, maar dat werkt vaak averechts. Een overladen start kan zorgen voor stress, verwarring en het gevoel dat de medewerker moet presteren nog vóór hij of zij goed begrijpt waar het om draait.
Daarom is het belangrijk om bewust te doseren. Geef ruimte om te landen, om te observeren, om vragen te stellen. Focus op een warm welkom, praktische zaken en een eerste kennismaking met het team en de werkplek. Laat de inhoudelijke en organisatorische informatie stapsgewijs volgen in de dagen en weken erna.
Een rustige start is geen trage start. Het is een doordachte aanpak die zorgt voor meer vertrouwen, betere retentie en een vlottere integratie. Het legt een stevige basis voor de rest van het onthaaltraject.
