Stad Waregem zet sterk in op een doordacht onthaalbeleid. Nieuwe medewerkers moeten niet alleen warm landen, maar ook snel begrijpen hoe een lokaal bestuur werkt. Daarom bouwde het bestuur een gestructureerde onboarding uit, waarin digitale leermiddelen zoals de e‑learning Het Lokaal Bestuur voor Starters een steeds grotere rol spelen. Voor Stefanie Lapère, stafmedewerker Personeel en HR, is die digitale module een logische én noodzakelijke schakel in het onthaaltraject: ze zorgt ervoor dat starters vanaf dag één inzicht krijgen in de werking, structuren en processen van het lokaal bestuur.
Richting een geïntegreerde trainingscatalogus
Waregem kijkt al verder vooruit, richting een meer geïntegreerde opleidingsaanpak. “We hebben de ambitie om in de toekomst met een trainingscatalogus per afdeling te werken. Wanneer iemand opstart, bekijken we altijd samen met het afdelingshoofd welke opleidingen die persoon moet volgen.” De e‑learning voor starters past perfect in die toekomstige structuur. “De bedoeling is dat we dat met een platform gaan doen, zodat het automatisch bij opstart aan het personeelsdossier wordt gelinkt,” aldus Stefanie.
Van lange reizen naar flexibel leren
De keuze voor de e‑learning van Vanden Broele was een bewuste, strategische stap. “Vroeger werkten we altijd samen met externe trainers en moesten medewerkers naar Brussel. Dat was heel tijdrovend, kostte veel geld en bovendien waren mensen daardoor langere tijd afwezig op de werkvloer.” De digitale opleiding bood een veel praktischer alternatief: snel inzetbaar, kostenefficiënt en perfect inpasbaar in het dagelijkse ritme van een nieuwe medewerker.
“Op die manier is de e‑learning iets dat heel snel kan worden opgestart, meestal al in de eerste maand,” zegt Stefanie. Vooral de flexibiliteit maakt het verschil. “In de opstartperiode zijn er altijd momenten waarop begeleiding nog niet volledig mogelijk is. Dan zijn er dode momenten die ideaal zijn om die training ertussen te stoppen.” Medewerkers waarderen die autonomie: ze kunnen de opleiding volgen wanneer het hen past, in korte blokken of langere sessies. “De ene persoon heeft daar meer tijd voor nodig dan de andere.” Bovendien bevat de opleiding zelftoetsen, wat de leercurve versterkt.
Inhoud die meteen verschil maakt
Ook inhoudelijk maakt de e‑learning een groot verschil. “Vroeger volgden starters sommige opleidingen pas na een paar maanden, maar nu krijgen ze vanaf dag één al heel veel informatie mee over hoe een lokaal bestuur in elkaar zit.” Stefanie spreekt daarbij niet alleen als trainer, maar ook uit persoonlijke ervaring. Ze maakte zelf de overstap vanuit de privésector. “Het was een uitdagende opleiding, zeker als je totaal niet weet hoe een lokaal bestuur werkt. Maar het gaf me meteen een heel duidelijk beeld van een lokaal bestuur en hoe alles samenhangt. Je ziet hoe verkiezingen invloed hebben op budgetten, wie welke bevoegdheden heeft en waarom bepaalde beslissingen op een bepaalde manier moeten gebeuren. Dat inzicht is echt belangrijk voor elke administratieve functie. Ik vond het echt een interessante opleiding.”
Wie volgt de opleiding?
Bij Stad Waregem is de e‑learning een vaste stap in het onthaaltraject voor wie in een administratieve functie begint. “Bij ons volgt iedereen die op C‑niveau start de opleiding.” Voor zorgkundigen of technische profielen geldt een uitzondering, maar voor alle andere medewerkers is de verwachting duidelijk.
De praktische afspraken zijn eenvoudig. “Ze krijgen twee maanden de tijd om de opleiding volledig af te ronden en daarna verwachten we het attest dat toont dat ze geslaagd zijn.” In de praktijk verloopt dat vaak sneller. “Meestal hebben ze na een maand al het attest ingediend.”
Belangrijk is dat de drempel laag blijft. “Het is verplicht, maar ze krijgen het van dag één in hun mailbox. Daardoor kunnen ze zelf plannen wanneer ze eraan werken en hoeveel tijd ze eraan besteden.”
Opvolging en administratie
De opvolging houdt Stefanie zelf bij. “Ik hou dat gewoon bij in Excel. Elke maand check ik wie er nog niets heeft ingediend en waar we nog achter staan.” Het systeem is bewust eenvoudig: medewerkers krijgen een mail met handleiding en code, loggen in met hun werkadres en kunnen op eigen tempo de opleiding afronden. “Zodra ze klaar zijn, downloaden ze het attest en sturen ze het door. Dat wordt gelinkt aan hun personeelsdossier.” Toch blijft de menselijke opvolging belangrijk. “Maandelijks overloop ik de lijst met wie nog in achterstand staat. Meestal wordt het heel vlot doorgestuurd.”
Positieve feedback
De respons van medewerkers is volgens Stefanie bijzonder positief. “Echt, kwalitatief een hele goede opleiding. Zeer interessant. We krijgen eigenlijk altijd positieve feedback van iedereen.” Niet iedereen werkt aan hetzelfde tempo, maar dat vormt geen probleem. “Sommigen hebben wat meer tijd nodig, dan stuur je eens een reminder.” Het modulaire karakter helpt daarbij. “Je kunt het perfect in stukken volgen: twee uur, dan later nog eens twee uur.” Wat voor haar vooral telt, is dat de opleiding aansluit bij het ritme van de medewerkers. “Mensen waarderen dat ze dit kunnen volgen op hun eigen tempo en binnen hun eigen werktempo.”
Wil je zelf ook je onboardingsbeleid versterken met de e-learning Het lokaal bestuur voor starters?
Vraag een vrijblijvende demo of offerte via E-learning: Het lokaal bestuur voor starters | HRMConnect
Op zoek naar praktische handvaten om je onthaalbeleid te versterken?
Neem dan zeker ons kennisdossier Onthaal van nieuwe medewerkers door en laat je inspireren door heel wat inzichten, tools en voorbeelden uit de praktijk.
