Zoom, Teams, Skype. De eettafel die een minikantoor wordt, de laptop en notities die vakkundig naast het wasrek belanden als de werkdag erop zit. Thuiswerken is sinds de start van de coronacrisis meer dan ooit ‘het nieuwe normaal’. En zelfs al opereren ook nu nog duizenden werknemers van thuis uit, ook in kantoorgebouwen beweegt er een en ander. Bij welzijnsvereniging Mintus in Brugge zijn ze sinds de lente aan de slag met Activity Based Teamwerk (ABT).
Activity Based Teamwerk moet personeel toelaten om tijdens kantoordagen nog efficiënter taken af te ronden en, als het even kan, op een aangename manier. De gedachte hierachter is eenvoudig. Werknemers gaan op de werkvloer plaats- en tijdsonafhankelijk aan de slag met een vertrouwd takenpakket. De werkgever garandeert een flexibele omgeving op maat van elke opdracht. Daardoor is het personeel niet meer standaard gekluisterd aan die ene bureaustoel en kantoorruimte. Voor vergaderingen worden aparte zones gecreëerd en wie in stilte wil werken, kan in een stille ruimte terecht. Wie nood heeft om de fysieke of mentale batterijen op te laden, kiest voor de chill-outzone of gaat even op een loopband of hometrainer zitten. Alweer: in een daarvoor voorziene ruimte
Te weinig parkeerplek en concentratieproblemen
Te mooi om waar te zijn, misschien? Bij Mintus zijn ze er alvast van overtuigd dat de aanpak werkt. De redenen om voor ABT te kiezen, zijn veelvuldig. Ann Vandycke is hoofd van de technische dienst bij Mintus en verduidelijkt de strategie:
“Onze organisatie huist in een modern en dynamisch ogend kantoorgebouw aan de noordkant van Brugge, vlakbij het AZ Sint-Jan en het CAW. OCMW Brugge nam er zijn intrek in 2006. Ruim veertien jaar later is het duidelijk dat het gebouw ruimte en mogelijkheden biedt, maar niet meer matcht met actuele noden op de werkvloer. Er is al geruime tijd plaatsgebrek in heel wat kantoren. Veel collega’s raken hun auto tijdens de werkuren niet kwijt op de parking en aan landschapsburelen ervaren mensen geregeld concentratieproblemen. Het zijn signalen waar we als werkgever niet blind voor kunnen zijn.”
Mintus speelde met het idee om de ruimtes in het vier verdiepingen tellende hoofdgebouw te herschikken. Er werd in 2019 een werkgroep gestart, met bijbehorende overlegmomenten. Tot de coronacrisis uitbrak in het voorjaar van 2020.
Ann vervolgt:
“Je zou kunnen zeggen dat ons hoofdgebouw door de uitbraak van COVID-19 virtueel leeg liep, maar uiteraard zijn er altijd mensen naar het werk blijven komen. Logistiek kun je immers niet van thuis uit managen; intakegesprekken met cliënten kunnen ook niet in een woonkamer doorgaan. Maar de personeelsbezetting is door de crisis inderdaad een stuk beperkter. Daardoor hadden we een nog beter zicht op beschikbare ruimtes en hoe we die in de toekomst anders vorm kunnen geven. Het is voor Mintus vooral van belang om die veranderingen efficiënt en in overleg met medewerkers te implementeren, zodat onze mensen niet maandenlang op een bouwwerf vertoeven. De kracht van ABT zit hem in een flexibele en op elk moment werkbare omgeving.”
Met die ambitie en het groen licht van het directiecomité in het achterhoofd lanceerde de technische dienst van Mintus alvast een prijsvraag voor de herinrichting van bureelruimtes en overlopen. Parallel liep er ook een bevraging bij het personeel, in samenwerking met de personeelsdienst. Medewerkers uit de hoofdzetel konden aangeven hoe hun taakindeling er gedurende een werkweek in grote lijnen uitziet. Ann Vandycke vat de voordelen van de bevraging samen:
“Uiteraard is zo’n enquête geen exacte wetenschap. Onze mensen verrichten geen bandwerk dat per minuut meetbaar is, maar door die bevraging konden we nog beter inschatten waar de noden zitten. Hoeveel uur vergadertijd mensen ongeveer nodig hebben, voor welke taken ze liever wel of geen collega’s in de buurt hebben. En: voor welke taken ze absoluut een vaste plek verkiezen, want ABT betekent niet dat de hele werkomgeving op losse schroeven wordt gezet. Personeel dat omwille van specifieke hardware of een gespecialiseerde opdracht nood heeft aan die ene vertrouwde kantoorstek, zal die ook krijgen.”
‘Vaste werkplek is soms deel van DNA’
Waar de technische dienst van Mintus zich over de structurele aanpak buigt, is de personeelsdienst betrokken bij het ondersteunen en begeleiden van het personeel richting nieuwe werksituatie. Omwille van COVID-19 verloopt ook dat traject grotendeels op afstand, maar dat deert niet, bevestigt Ellen Claeys. Ze werkt als HR Business Partner bij Mintus en verduidelijkt:
“De bevraging in aanloop naar Activity Based Teamwork maakt duidelijk dat we de switch doordacht moeten aanpakken en alert blijven voor wat personeelsleden belangrijk vinden”, zegt Ellen. “Voor sommige mensen is een vaste werkplek bijna een deel van hun DNA. Maar als het takenpakket uitwijst dat die vaste plek op vandaag niet altijd een vereiste is, dan is het noodzakelijk om mensen te overtuigen van die switch. Dat lukt alleen als je in dialoog gaat en oor hebt naar bekommernissen van medewerkers."
De personeelsdienst koos bewust voor een gespreide communicatie van het ABT-traject, via de interne communicatiekanalen. Medewerkers krijgen via Tignum – het intranet – en de tool Netpresenter geregeld info over Activity Based Teamwerk. Ze vernemen hoe de switch zal verlopen en waar er ondersteuning van buitenaf voorzien wordt. Mondea en Flowspire zijn als externe partner betrokken in het traject en stippelen in overleg met de technische dienst en de personeelsdienst uit hoe ABT binnen de hoofdzetel van Mintus verder vormt krijgt. Verbindend werken, groeien en resultaatsgericht werken zijn daarbij de sleutelbegrippen.
De implementatie gebeurt in elk geval met omzichtigheid, zo preciseert Ellen:
“Het is niet de bedoeling dat we ABT als een soort pletwals binnen de organisatie gaan uitrollen. Heus niet alles zal in één trek veranderen en niet iedere bouwsteen van onze kantoororganisatie wordt gesloopt. Maar waar we zien dat een flexibele werkomgeving en -indeling systematisch tot betere resultaten én een goed gevoel bij medewerkers leidt, doen we dus structurele ingrepen. Daarbij formuleren we keer op keer heldere doelstellingen en herhalen we de kernwaarden van organisatie: passie, samenwerking en integriteit. Daar verandert ABT heus niks aan.”
Welkom in de meeting pod
De structurele ingrepen op de hoofdzetel van Mintus zijn ambitieus. Op de overlopen worden hier en daar ‘meeting pods’ of mobiele vergaderunits geïnstalleerd. Er komen moderne en stijlvolle zitelementen en open ruimtes worden door eenvoudige accenten gescheiden. Er is ruimte voor bartafels en groene accenten om het werkklimaat voor de aanwezigen zo aangenaam te maken. Er is oog voor elk detail: zelfs een voetbaltafel of in het Vlaams “ne kicker” behoort tot het nieuwe meubilair.
In grote lijnen zal elke overloop een specifieke functie hebben als de herinrichting compleet is: vergaderen op het tweede, actief ontspannen op het derde of even uitrusten in de skylounge-overloop op het vierde. Het kan allemaal met het oog op verhoogde werknemerstevredenheid, betere resultaten en – jawel – minder absenteïsme.
En dat brengt ons bij de kern van de zaak, aldus Ann Vandycke:
“Corona heeft de wereld gedwongen om de pauzeknop even in te drukken. Dat hebben we bij Mintus ook gedaan. Tegelijk hebben we de tijd ten bate genomen om onze arbeidsorganisatie toekomstgerichter te maken. We sleutelen met ABT aan de verpakking van onze werkplek en aan onze kijk op werken in de breedste zin van het woord. Cliënt, medewerker en organisatie staan in dat traject centraal. We doen het voor hen. If you want creative workers, give them time to play, zei de Britse komiek John Cleese ooi. We hopen dat onze mensen hun arbeidstijd hier op die manier zullen beleven: als spelenderwijs aan de slag zijn, met een goeie work-life balance.”
Tekst: Benedikte Van Eeghem (Cel Communicatie Mintus)
