Dat beeld zonder klank niet goed is, daarover is consensus. Maar in tijden van het door-corona-afgedwongen-nieuwe-normaal gaan hoe langer hoe meer stemmen op dat het tijd is voor meer klank zonder beeld. En dan hebben we het over online vergaderen. Schermtijd is de inzet. Minder schermtijd. De ogen laten rusten.
Wat voorafging …
In 1876 diende Graham Bell zijn octrooiaanvraag in voor de geniale omzetting van geluid over een steeds langer wordende draad zodat mensen met elkaar konden spreken zonder elkaar te zien. De telefoon heeft ons lange tijd goed geholpen: het horen van een bekende stem vormde op zich al een verademing en deed de afwezigheid van beeld zelfs vergeten. Niet zelden was het weerzien des te meer bijzonder. Decennialang was klank zonder beeld de norm voor live communicatie op afstand, met concurrentie van briefwisseling en telegrammen. Eigenlijk was er geen vuiltje aan de lucht.
Gaandeweg druppelde het digitale tijdperk in alle aspecten van ons leven – privé en werk – binnen en na verloop van tijd was de analoge tijdbreuk onafwendbaar: de druppels werden een vloedgolf van technologische evolutie die gestuwd werd (en wordt) door de alomtegenwoordige connectiviteit: dankzij ’t internet is alles en iedereen binnen klik of swipebereik. Het communicatiegebeuren werd als de wiedeweerga verder omgeturnd in een cultuur van hier-en-nu.
Het traditioneel telefoneren schiet erbij in. En dat betekent niet enkel dat we minder de klassieke hoorn ter hand nemen of “gewoon bellen” met de smartphone, het betekent vooral dat videobellen – van facetimen tot zoomen – de norm wordt en dat je het stigma van digibeet of digidissident riskeert als je zou teruggrijpen naar iets dat enkele jaren geleden nog het (oude) normaal was.
Ook de corona-omstandigheden hebben op zijn zachtst gezegd mee een stroomversnelling veroorzaakt: in de professionele context schoot online communicatie met beeld de hoogte in door de nood aan het alternatief voor traditionele vergaderingen. Tezelfdertijd werd videoconferencing ook meer een standaardoplossing voor snelle checks met collega’s. Alles gewoon meteen via laptop of pc van het werk. Teams werd in juli 2019 door 13 miljoen gebruikers aangewend op dagelijkse basis. In maart 2020 was dat 44 miljoen. Eén maand later, om de welbekende reden, boomde het gebruik: 75 miljoen dagelijkse gebruikers. 1 jaar later, staat de teller op 145 miljoen. Zoom kan gelijkaardige cijfers voorleggen met 300 miljoen dagelijkse gebruikers (april 2020).
Uiteindelijk was voor die digitale coronaturbo enkel nodig:
1/ internet (dat al bestond);
2/ een videoconferencing tool (die al bestond);
3/ de contexttrigger van de lockdown.
Gevolg: we spendeerden met zijn allen extra uurtjes voor ons scherm en dreigen dat in de toekomst ook te zullen doen. Of niet?
Leve videoconferencing!
We beginnen – eerlijk is eerlijk – met de voordelen van de technologische evolutie die videoconferencing is tegenover fysieke meetings, met als doel het gegeven ook in de toekomst van het “nieuwe normaal” billijk te omarmen.
- Ecologische voordelen; er zijn minder verplaatsingen nodig, want nogal wat verplaatsingen hebben hun impact op het milieu (direct dan wel indirect).
- Hogere productiviteit door het uitsparen van de verplaatsingstijd.
- Meer professioneel welzijn door aangenamere regimes (uiteraard niet louter en alleen te linken aan vergadergewoonten, maar duidelijk gelinkt aan thuiswerk).
- Het is ook eenvoudiger om beslag te leggen op mensen, gezien het feit dat het online overleg ook gelijkstaat met de volledige beschikbaarheid. Een meeting met mensen uit vijf provincies in Brussel of vlug een uurtje beschikbare tijd bij allen blokkeren via Teams? Efficiëntie en effectiviteit – al is niet iedereen het daarover eens.
- Lichaamstaal is zichtbaar, wat de interactie ook verrijkend maakt op een andere manier, tegenover “gewoon bellen”. Ideaal voor social calls, maar ook ruimer nuttig. Tegenover teleconferencing zonder meer een plus, want het oog wil ook wat – al moeten we daar nog even op terugkomen.
- Meetings kunnen opgenomen worden voor afwezigen. Dat zou “fysiek” ook kunnen, maar is toch allesbehalve een gangbare praktijk. Hergebruik is dus een directe optie en maakt het dus eenvoudiger voor afwezigen om later in te pikken (of voor aanwezigen om te herbeleven).
Een recente studie uit Nederland toont aan dat mensen vooral de efficiëntie van het online vergaderen kunnen appreciëren, al is dat zeker geen universele appreciatie.
De keerzijde van de medaille
Op het eerste zicht lijken de nadelen van het videoconferencing eerder beperkt. Het is in elk geval niet zo dat er heel acute dramatische gevolgen zijn. Het is eerder op lange termijn en met een overdaad van het gegeven dat het de verkeerde kant op gaat.
Een eerste gegeven – en daar valt op dat er “believers” en “non-believers” zijn – betreft net de efficiëntie van videoconferencing. Studies mogen dan wel aantonen dat globaal gesproken ondervraagden overtuigd zijn van de efficiëntievoordelen, er blijven toch wel twee onderscheiden kampen. Het ene kamp valt te bundelen onder de quote “het is toch gemakkelijk”, het andere kamp zucht dan weer “het is toch anders”. Misschien wordt efficiëntie hier bovenal ook anders geïnterpreteerd vanuit de noodzaak aan de extra’s die fysieke meetings wel bieden ten opzichte van digitale meetings. In elk geval is digitaal niet zomaar fysiek omgezet naar digitaal: er gaat wel wat verloren en de zinvolheid om een bepaald soort meeting digitaal dan wel fysiek te organiseren is bijzonder variabel. Voor veel traditionele overlegmomenten is het wellicht allemaal niet zo nadelig om digitaal te gaan: het traditionele opvolgingslijstje met to do’s, het wekelijkse afstemmen met de collega’s van een andere afdeling, etc. Maar in het geval van een strategisch onderhoud of ontmoetingen met sollicitanten wordt dat wellicht al een andere balans tussen fysiek en digitaal, evenals voor evaluaties en “moeilijke gesprekken”. Kortom, er is een spectrum van geschiktheid naargelang de aard van het gesprek.
Een andere nadelige impact is dat een eenzijdige digitale vergadercultuur ook ten koste gaat van “echte” sociale interactie. Dat is dan vooral een kwestie van doseren en ervoor te zorgen dat niet alles digitaal wordt. Garanderen dat er nog voldoende gelegenheid blijft bestaan om “volwaardig” sociaal te interageren is de boodschap. Ook dat vergt in de wijzigende context die we kennen toch enige inspanning om het voldoende te faciliteren, want het “gemak” van het digitale woekert en misschien moet daar gericht tegengas gegeven worden met expliciete afspraken.
Naast de “kwalitatieve” beleving van de interactie en efficiëntie is er ook het zwaard van Damocles van overdadige schermtijd die boven ons hoofd hangt, opgeknoopt aan een op de draad versleten UTP-kabel. Te lang op een scherm kijken, het kan niet gezond zijn. Voor wie een beperkt aantal uren schermtijd op de teller heeft elke week, valt het wellicht allemaal wel mee om videoconferences kwalitatief te blijven volgen. Maar is het wel te verantwoorden om wat vroeger als niet-schermtijd telde – vergaderen – massaal te blijven omzetten naar schermtijd? En wat doet dat met mensen die sowieso al beroepsmatig gekluisterd zijn aan hun laptop of pc? Werknemers die plots in plaats van 30u professionele schermtijd evolueerden naar 36u schermtijd (zonder de “privé” schermtijd mee te tellen) zijn zeker geen uitzondering. En in het nieuwe normaal dreigt die online vergaderknop amper een klein standje teruggedraaid te worden.
Wat weten we écht over de effecten van schermtijd?
Wat we weten over het effect van schermtijd en schermroutines op basis van wetenschappelijk onderzoek:
- De blue-light schermen van smartphones en dergelijke verstoren slaappatronen wanneer je net voor het slapengaan nog zit te internetten. De lichtcyclus van moeder natuur – de zon – wordt onderuit gehaald doordat het blauwe licht matcht met het licht van de zon dat normaal gezien het dag- en nachtritme bepaalt.
- Ook de REM-slaap, die zo belangrijk is voor een goede nachtelijke verwerking van wat de voorbije dag heeft gebracht, schiet erbij in.
- Een grootschalige studie in Noorwegen bij jongeren toonde aan dat wie (naast de gewone routines van school en huiswerk) de kaap van vier uur schermtijd overschreed 50% meer kans had om een uur wakker te liggen alvorens in slaap te vallen.
- De belasting voor de ogen is niet min en de klachtencluster die onder “computer vision syndrome” schuilgaat omvat droge en gespannen ogen, minder scherp zicht en hoofdpijn.
- Heel specifiek met betrekking tot online vergadertools werd de term “zoom fatigue” in het leven geroepen om de vermoeidheid door een overdaad aan online vergaderen een naam te geven. Daar staat het wetenschappelijk onderzoek minder ver, maar de tekenen aan de wand zijn talrijk.
Wat bovenal vermeden moet worden is in elk geval dus “te veel” schermtijd en schermtijd op het foute uur, al kan een aangepast type scherm (geen blauw licht dus) wel soelaas brengen. Daarmee ontsnap je normaal gezien aan de meest directe risico’s van het scherm op zich.
Aangezien schermtijd onvermijdelijk vasthangt aan andere gewoonten eigen aan het zittende leven (de nobele rechtop-werkers even buiten beschouwing gelaten), zijn er natuurlijk nog andere risico’s, zoals nek- en rugklachten, mentaal welzijn, … Een Britse studie uitgevoerd tijdens de eerste twee weken van de eerste lockdown toonde aan dat meer dan de helft van de ondervraagden nieuwe kwaaltjes signaleerden (nek, schouder- en rugklachten). Ook alcoholconsumptie en minder gezonde eetroutines bleken frequent op te duiken, evenals verminderde slaap. Een interessante vaststelling van aan de andere zijde van de grote plas, die niet los gezien kan worden van bovenstaande, werd gemaakt door een andere studie in november 2020: 72% van de ondervraagden die thuiswerkten deden dat schijnbaar … in bed. Ook hier is het uiteraard geen absoluut verband maar ook kan niet ontkend worden dat de werkstijl van het digitale gemak niet zonder gevolgen blijft.
Met thuiswerk vervaagt de grens tussen werk en privé: de werkstijl kan de levensstijl met zich meesleuren of vice versa. In de context van de schermtijd is het vooral van belang de optelsom van alle gebruik in de gaten te houden, want uiteindelijk heb je maar één paar ogen, en die gebruik je het best ook nog om je eigen lichaamshouding kritisch te bekijken, want een goede houding en voldoende beweging zijn en blijven onontbeerlijk.
Om een idee te geven van hoe corona daarbij impacteerde: een studie in de VS toonde aan dat in alle leeftijdsgroepen van 0 tot 17 jaar, het aantal jongeren dat meer dan vier uur per dag met een schermtoestel bezig was gewoonweg verdubbelde. In zekere zin is het ook niet allemaal kommer en kwel, want veel schermtijd die erbij kwam door smartphones en pc’s, neemt gewoon de tijd over die vroeger voor de beeldbuis werd gespendeerd (de shift in de VS tussen 2014 en 2021 mondde uit in een daling van tv-tijd van 4u20 naar 3u22, maar mobiele toestellen stegen van 2u32 naar 3u54). Vestzak-broekzak, zo lijkt het, al is er misschien toch nog een verschil tussen van op 40 cm naar een smartphone kijken tegenover de tv die wat verderaf staat en ook rustiger omringd is. Naarmate er ook extra schermtijd is buiten de werkuren stijgt het risico dat het op alle vlakken van het goede wat te veel wordt, zeker als die routines integraal deel gaan uitmaken van wat het nieuwe normaal heet te zijn. Voor die schermtijd buiten de werkuren bestaan uiteraard apps zodat u zelf even de proef op de som kunt nemen en alles samen optellen. Dit kan bijzonder inzichtelijk werken.
We mogen ook niet voorbijgaan aan het feit dat de hinderpalen die we in het oude normaal al kenden, zoals het disruptieve karakter van smartphones en allerlei warnings op je pc of laptop, verder dreigen te escaleren naarmate we meer en meer toestellen ook nog eens intensiever gaan integreren in onze routines. Onderzoek wees uit dat smartphones ongeveer 58 keer per dag gebruikt worden. 60% van de Belgen gaven ook aan dat ze vaak tot altijd door de gsm worden afgeleid op de werkvloer.
Het disruptieve karakter van digitale toestellen kun je relatief eenvoudig fiksen door warnings uit te schakelen, je te organiseren op vaste momenten om één en ander te checken, etc. Dat is een kwestie van persoonlijke discipline en ook correcte communicatie omtrent beschikbaarheden, wat niet wil zeggen dat het niet met andere methodes en (algemene) instructies op de (digitale) werkvloer gefaciliteerd kan worden. Wie sinds corona Teams heeft geïnstalleerd en dat ook voor andere doelen aanwendt, zal wellicht al ondervonden hebben dat ook hier de warnings en beeps integraal tot het pakket behoren en dat het van de gebruiker zelf een actie vergt om door het programma met rust gelaten te worden.
En wat is er nu specifiek mis met videoconferencing?
Met schermtijd is het dus opletten geblazen, maar videoconferencing draagt in het bijzonder nog enkele kwalen met zich mee.
Een eerste effect dat volgens enkele wetenschappers onderschat wordt aan videoconferences, is de puur zintuiglijke impact. Het heel kort op het scherm kijken naar mensen die verder ook niet veel bewegen is op zich intensief: je gaat op zoek naar signalen (die er misschien niet zijn) en je analyseert de bewegingen en expressies van een grotere groep mensen (terwijl je in fysieke settings normaal gezien veel meer gefocust bent op één of twee mensen tegelijkertijd). Ook het interpreteren van al die input is een pak complexer dan in het fysieke leven en kost meer moeite.
Bovendien zie je ook constant jezelf. Ook dat vergt iets van een mens en is zeker ook niet zonder gevolg, als we ons baseren op onderzoek naar het zichzelf bekijken in de digitale spiegel die ons computerscherm tijdens online vergaderen ook is. Vooral vrouwen lijken in zichzelf te keren wanneer ze zichzelf op video zien. Die zelffocus lijkt ook te leiden tot een minder positieve zelfperceptie.
En wat met multi-tasken? Reeds lang geleden (in 1999 om precies te zijn) toonde een studie aan dat wie “gewoon belt” zonder beeld erbij, makkelijker met focus andere taken kan uitvoeren, zoals notities maken of een verslag van de meeting opstellen. Onderzoek toonde verder trouwens ook aan dat mensen in videoconferencing ook 15% luider spreker dan in een gewone setting.
Kortom, videoconferencing kan extra belastend zijn en aanhoudend te veel van het goede kan uitmonden in wat men niet toevallig “zoom fatigue” heeft gedoopt: dat typische gevoel van “online-meeting-moeheid”. Ook in een recente studie van de Radboud Universiteit en Binnenlands Bestuur (in Nederland) staan de gewaardeerde efficiëntie en zakelijkheid van het digitaal vergaderen regelrecht tegenover het verlies aan energie, de verminderde creativiteit, het dalen van het werkplezier en een ongunstige impact op het werkplezier (al werd hier niet in de diepte georiënteerd naar het cameragebruik).
Verder ondervinden nogal wat mensen ook gewoon stress van de gedachte dat ze tijdens videoconferencing bekeken worden, al dan niet in combinatie met “technostress” en een ruimer gevoel van onbehagen dat het digitale steeds meer aspecten van het leven gaat beheersen. You know who you are.
En we keren nog even terug naar de eerder aangehaalde klassieke beperking van bureauwerk: lichaamshouding. Wat beweeglijkheid betreft, brengt videoconferencing namelijk wat teweeg: om “goed gekadreerd” in beeld te komen blijf je nogal snel dwangmatig met kop en schouders netjes in het vizier, wat ook met zich meebrengt dat je lichaamspositie weinig varieert. En dat is niet goed. Zeker niet voor langere periodes. Zoals hierboven al aangestipt zijn het dan de typische zones van schouders, rug en nek die getroffen worden.
Conclusie
Technologie is altijd fijn als het in functie staat van het gemak voor wie het aanwendt en geen losgeslagen eigen leven leidt ten koste van de arbeidsvreugde. Elk voordeel heeft ook zijn nadeel en voor videoconferencing is het in elk geval een kwestie om kritisch te blijven bekijken – en met gezond verstand – of er geen overdaad ontstaat waarbij de voordelen erbij inschieten. Kortom, behouden wat goed is en temperen waar het dreigt over te lopen, want ook de ogen en het brein hebben nood aan rust en verpozing. En misschien is een nadrukkelijkere terugkeer naar fysieke vergaderingen misschien een goede remedie om niet enkel de negatieve uitwassen van videoconferencing in te dijken maar vooral ook werk te maken van positieve binding. Op die manier kan het nieuwe normaal toch iets nauwer aansluiten bij het oude normaal, dat wellicht lang zo slecht niet was. En als het dan toch digitaal moet, is klank zonder beeld misschien geen slechte optie.
Geraadpleegde bronnen
https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Teams
https://hms.harvard.edu/news/screen-time-brain
https://en.wikipedia.org/wiki/Screen_time
https://www.rallyhealth.com/health/unexpected-effects-screen-time
https://www.claritychi.com/effects-of-screen-time/
https://en.wikipedia.org/wiki/Computer_vision_syndrome
https://elitecontentmarketer.com/screen-time-statistics/
https://www.jobat.be/nl/art/60-werknemers-afgeleid-door-smartphone-op-het-werk
https://tmb.apaopen.org/pub/nonverbal-overload/release/1
https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue
Alle actualiteiten omtrent HR in lokale besturen in uw mailbox? Schrijf u nu in op de gratis nieuwsbrief van HRMConnect.
Of interesse in een uitgebreid kennisplatform voor HR-diensten in lokale besturen? Dan is HRMConnect zeker uw ding. Neem contact op met ons voor verdere vrijblijvende informatie of een demonstratie ter plaatse: info@hrmconnect.be of 050 642 818.
